自社ビルを所有する大企業が、自社ビル内会議室の利用頻度について調べてみると、非常に利用頻度が低い事が分かっています。
10人~15人前後で使用する小会議場は社内の部署や課でのミーティングに使うことがあるのでそれなりに稼動しますが、それ以上の大きさの会議室はほとんど使用されていないのが現実でしょう。
企業が日常の業務で部署や課を超えた規模の会議を行う事はそれほどありませんし、大会議室、中規模の会議室を日常的に頻繁に利用している企業というのは、会議が多すぎて日常の業務に差し障るほどになっているはずです。
会議室の利用実績ガ低い事を踏まえて、多くの企業は会議室をオフィススペースに改造し、会議を開く必要があるときは外部の貸し会議室を利用して固定経費の圧縮に成功しています。
東京都内には貸し会議室を運営する企業があり、事前に予約すると必要なスペースを必要な時間借りる事ができます。
貸し会議室を借りて会議を開くようにする事により、本当に必要な会議だけを行なうようになり無駄な会議がなくなるというメリットがあるでしょう。
経費をかけて外部の貸し会議室を借りるわけですから、無駄な会議は廃止されます。
借りる時間は会議が長引いた場合延長できますが、時間内に会議を終わらせようと出席者が考えるようになる事もメリットです。